Termeni și condiții de utilizare

1. Preambul

Prezentul document („Termenii”) reglementează raporturile dintre S.C. ARISTARCH SOFTWARE S.R.L. („Operatorul”, „noi”) și Clientul care accesează ori utilizează platforma SaaS facturi.cloud („Platforma”), disponibilă la facturi.cloud.

Platforma este oferită în principal pentru uz profesional / comercial (B2B). Prin crearea unui cont, bifarea acceptării Termenilor la înregistrare, autentificare sau utilizarea oricărei funcționalități, Clientul confirmă că a citit, înțeles și acceptat acești Termeni, precum și Politica de confidențialitate, Politica privind cookies și informarea GDPR.

2. Definiții

• Operator — S.C. ARISTARCH SOFTWARE S.R.L., furnizorul Platformei.
• Client — societate, PFA, II, IF, profesionist liber sau orice persoană care acționează în scop profesional, comercial sau în interesul unei activități economice și care deține un cont pe Platformă. Platforma nu este destinată consumatorilor persoane fizice care acționează în scopuri personale, neprofesionale.
• Utilizator final — persoana fizică autorizată de Client să acceseze Contul (administrator, operator, contabil etc.).
• Cont — spațiul digital alocat Clientului pentru accesarea funcționalităților.
• Companie — entitatea înregistrată de Client în Platformă, pentru care se emit documente.
• Servicii — facturare electronică, integrare RO e-Factura / ANAF, gestiune stocuri/NIR, încasări, rapoarte, POS (inclusiv pe Datecs BC50) și orice altă funcționalitate oferită prin Platformă.
• Abonament — pachet plătibil periodic ce determină limitele și funcționalitățile disponibile.
• Perioadă de probă — intervalul inițial (dacă este activat) în care Clientul poate testa Serviciile conform planului afișat la înregistrare.

3. Cont și înregistrare

Pentru a utiliza Platforma este necesară crearea unui Cont. La înregistrare, Clientul declară pe propria răspundere că datele furnizate (denumire, CUI, adresă, e-mail, telefon, nume reprezentant) sunt corecte, actuale și complete și că acționează în scop profesional / comercial.

Acceptarea expresă a acestor Termeni (bifă obligatorie) este condiție pentru crearea Contului. Înregistrarea poate presupune verificarea numărului de telefon prin SMS (cod OTP). Clientul este responsabil pentru păstrarea în siguranță a credențialelor și pentru orice activitate desfășurată din Cont.

Operatorul își rezervă dreptul de a refuza sau anula crearea unui Cont, inclusiv în cazul datelor false, duplicării unei firme deja înregistrate (pe baza CUI) sau al suspiciunii de fraudă.

4. Serviciile oferite

Prin Platformă, Operatorul pune la dispoziție, în regim SaaS, printre altele:

• emiterea de facturi fiscale, proforme, avize de însoțire, chitanțe;
• generarea XML conform standardelor aplicabile și transmiterea către sistemul RO e-Factura / ANAF;
• gestiunea catalogului de produse, stocuri, NIR-uri, recepții și descărcări;
• evidența clienților, furnizorilor, încasărilor și plăților;
• rapoarte, dashboard, audit, jurnale tehnice;
• multi-company și roluri/permisiuni;
• aplicație / integrare POS pe terminale (inclusiv Datecs BC50), unde este disponibilă.

Lista funcționalităților poate evolua. Operatorul poate adăuga, modifica sau retrage funcționalități cu o notificare rezonabilă (e-mail sau notificare în aplicație).

5. RO e-Factura / ANAF

Platforma este un instrument tehnic care facilitează generarea și transmiterea documentelor către sistemele ANAF. Operatorul nu este consultant fiscal sau contabil și nu acționează ca reprezentant fiscal al Clientului.

Clientul rămâne singurul responsabil pentru:

• corectitudinea datelor introduse și a documentelor emise;
• încadrarea fiscală a operațiunilor;
• respectarea termenelor legale de transmitere către ANAF (în termenul prevăzut de legislația aplicabilă);
• verificarea stării documentelor transmise (acceptare, eroare, respingere) și remedierea acestora.

Disponibilitatea, timpii de răspuns și regulile sistemului e-Factura / SPV aparțin ANAF. Întârzierile, erorile sau indisponibilitățile ANAF nu pot fi imputate Operatorului.

6. Integrări și servicii terțe

Platforma poate depinde de servicii și integrări externe asupra cărora Operatorul nu are control integral, inclusiv, fără limitare: ANAF / SPV, furnizori SMS, SMTP / e-mail tranzacțional, procesatori de plăți, dispozitive și drivere fiscale (ex. Datecs BC50), API-uri terțe și infrastructură cloud.

• Disponibilitatea și performanța acestor servicii pot varia independent de Operator.
• Modificările API-urilor sau ale politicilor terților pot afecta temporar anumite funcționalități.
• Operatorul poate înlocui un furnizor tehnic cu un furnizor echivalent, fără a reduce esențial natura Serviciilor, cu notificare rezonabilă atunci când schimbarea este relevantă pentru Client.

7. Abonamente și plăți

7.1 Planuri

Platforma poate oferi planuri gratuite (cu limite) și planuri plătite. La înregistrare, Contul poate fi activat pe planul afișat (inclusiv perioadă de probă, dacă este configurată). Upgrade-ul / downgrade-ul se face din panoul de administrare, în limita planurilor disponibile.

7.2 Facturare și reînnoire

• Prețurile sunt afișate în RON și nu includ TVA, dacă nu se specifică altfel.
• Plata se face anticipat, lunar sau anual, conform planului ales.
• Abonamentele plătite se reînnoiesc automat la sfârșitul perioadei facturate, pe aceeași durată și la tariful atunci în vigoare, până la anulare de către Client.
• Clientul poate opri reînnoirea automată din panoul de abonament sau prin solicitare scrisă către Operator, înainte de data următoarei facturări.

7.3 Upgrade / downgrade

• Upgrade — diferența de tarif poate fi calculată proporțional (pro-rata) pentru perioada rămasă, conform regulilor afișate în aplicație la momentul schimbării.
• Downgrade — se aplică, de regulă, de la următorul ciclu de facturare; sumele deja plătite pentru perioada curentă nu sunt rambursabile, cu excepția cazurilor obligatorii prin lege.

7.4 Neplată, expirare, rambursări

• În caz de neplată, Contul poate fi suspendat după notificare prealabilă; datele sunt păstrate o perioadă rezonabilă pentru a permite reactivarea.
• La expirarea abonamentului fără reînnoire, accesul la funcționalitățile plătite poate fi restricționat; exportul datelor rămâne disponibil conform secțiunii Portabilitate.
• Sumele deja plătite pentru perioadele începute nu sunt rambursabile, cu excepția situațiilor în care rambursarea este obligatorie conform legii aplicabile.
• Modificările de tarif se anunță cu un preaviz rezonabil (e-mail sau notificare în aplicație). Continuarea utilizării după intrarea în vigoare reprezintă acceptarea noului tarif.

8. Obligațiile Clientului

Clientul se obligă:

• să folosească Platforma exclusiv în scopuri legale și profesionale;
• să nu introducă date false sau care încalcă drepturile unor terți;
• să nu încerce accesarea neautorizată a infrastructurii sau a Conturilor altor clienți;
• să nu efectueze atacuri (DoS/DDoS, brute-force, scraping masiv) sau teste de securitate fără acord scris prealabil;
• să respecte limitele planului ales;
• să mențină actualizate datele firmei, în special datele fiscale folosite la emitere.

9. Datele Clientului

Datele introduse în Platformă (clienți, produse, facturi, plăți etc.) aparțin Clientului. Operatorul le procesează pentru furnizarea Serviciilor, conform Politicii de confidențialitate și informării GDPR.

Clientul declară că deține drepturile și temeiurile legale necesare pentru introducerea datelor cu caracter personal ale clienților săi finali, în calitate de operator distinct.

10. Portabilitatea datelor și schimbarea furnizorului

În conformitate cu principiile Regulamentului (UE) 2023/2854 („Data Act”) și cu legislația aplicabilă privind serviciile de prelucrare a datelor, Clientul are dreptul de a-și exporta datele și de a trece la un alt furnizor, în condițiile de mai jos.

• Pe durata Contului activ și pentru o perioadă de tranziție rezonabilă după încetare (cel puțin 30 de zile calendaristice, dacă legea nu prevede altfel), Clientul poate solicita exportul datelor sale în formate structurate, uzuale (ex. CSV, XML, PDF unde este aplicabil).
• Operatorul oferă asistență rezonabilă pentru export și pentru trecerea la alt furnizor, fără a bloca nejustificat schimbarea.
• După finalizarea perioadei de tranziție și a exportului, Operatorul poate șterge sau anonimiza datele Clientului, cu respectarea termenelor legale de păstrare financiar-contabilă.
• Taxe suplimentare pentru export, dacă există, sunt comunicate transparent înainte de executare și nu pot avea caracter prohibitiv față de dreptul de schimbare a furnizorului.

Detaliile tehnice (formate, endpoint-uri, pași) pot fi actualizate în documentație / aplicație, fără a reduce esența drepturilor de mai sus.

11. Disponibilitate și SLA

Operatorul urmărește un obiectiv operațional de disponibilitate de aproximativ 99,5% pe lună calendaristică. Această țintă nu constituie o garanție contractuală și nu dă automat dreptul la despăgubiri sau rambursări, în afara cazurilor prevăzute expres de lege sau de un SLA dedicat semnat separat.

La calculul disponibilității se exclud, în mod uzual:

• mentenanța planificată, anunțată în prealabil;
• indisponibilitatea ANAF / SPV sau a altor servicii terțe;
• probleme ale ISP-ului Clientului, dispozitivelor sau rețelei locale;
• cazuri de forță majoră;
• acțiuni ale Clientului care contravin Termenilor.

12. Suport tehnic

Operatorul oferă suport tehnic privind funcționarea Platformei (autentificare, erori de aplicație, configurări, integrări tehnice), în zilele lucrătoare, prin canalele de contact publicate pe site (e-mail / telefon), în intervalul afișat în aplicație sau pe paginile publice.

Suportul tehnic nu include consultanță financiar-contabilă, fiscală sau juridică și nu înlocuiește serviciile unui expert contabil / consultant fiscal.

13. Confidențialitate

Fiecare parte se obligă să păstreze confidențialitatea informațiilor tehnice, comerciale și operaționale primite de la cealaltă parte pe durata colaborării și o perioadă rezonabilă ulterior, cu excepția informațiilor publice, a celor care trebuie divulgate conform legii sau a celor pentru care există acord scris. Prelucrarea datelor cu caracter personal este reglementată separat de Politica de confidențialitate și de informarea GDPR.

14. Limitarea răspunderii

În măsura permisă de lege, Operatorul nu răspunde pentru:

• conținutul documentelor emise de Client (corectitudine fiscală, valori, denumiri etc.);
• obligații fiscale, contabile sau declarative ale Clientului;
• pierderi indirecte (profit, oportunități, goodwill);
• indisponibilități cauzate de terți (cloud, ANAF, telecom, dispozitive fiscale etc.);
• fapte ale Clientului care contravin acestor Termeni sau legii.

Răspunderea totală cumulată a Operatorului față de un Client, indiferent de temei, este limitată la suma plătită efectiv de Client în ultimele 12 luni pentru Abonament (iar dacă nu există sume plătite, la un plafon rezonabil comunicat în scris, fără a exclude drepturile imperative).

Limitările de mai sus se aplică cu excepția cazurilor în care limitarea sau excluderea răspunderii nu este permisă de lege, inclusiv pentru prejudiciul material produs cu intenție sau culpă gravă, conform Codului civil.

15. Forță majoră

Nicio parte nu răspunde pentru neexecutarea obligațiilor dacă aceasta rezultă dintr-un eveniment de forță majoră (calamități, război, epidemii, greve generale, întreruperi majore de energie / comunicații, acte ale autorităților, indisponibilități pe scară largă ale infrastructurii publice sau ale ANAF etc.), pe durata evenimentului. Partea afectată notifică cealaltă parte într-un termen rezonabil.

16. Proprietate intelectuală

Platforma, codul, designul, logo-urile, mărcile și documentația sunt proprietatea Operatorului sau a partenerilor săi. Clientul primește un drept neexclusiv, netransferabil și revocabil de utilizare pe durata Contului. Copierea, reverse engineering-ul sau redistribuirea sunt interzise.

17. Suspendarea și încetarea Contului

Operatorul poate suspenda sau încheia Contul, total sau parțial, în caz de:

• încălcarea Termenilor sau a legii;
• neplata Abonamentului după notificare;
• activități ce afectează stabilitatea sau securitatea Platformei;
• solicitarea expresă a Clientului de ștergere a Contului.

După încetare, se aplică drepturile de export și ștergere din secțiunea Portabilitate, cu respectarea termenelor legale de păstrare.

18. Modificări ale Termenilor

Operatorul poate modifica acești Termeni pentru a reflecta evoluția Serviciilor, schimbări legislative sau bune practici. Modificările se publică pe această pagină, cu data ultimei actualizări. Pentru schimbări semnificative, Clienții sunt notificați prin e-mail sau în aplicație, cu un preaviz rezonabil. Continuarea utilizării după intrarea în vigoare reprezintă acceptarea noilor Termeni.

19. Legea aplicabilă și soluționarea litigiilor

Acești Termeni sunt guvernați de legea română. Litigiile se soluționează pe cale amiabilă; în caz contrar, sunt de competența instanțelor române competente potrivit legii, în raport de sediul Operatorului, fără a aduce atingere drepturilor imperative aplicabile.

În măsura în care un Client ar beneficia de regimul legal al consumatorului (situație excepțională față de caracterul B2B al Platformei), acesta poate apela la mecanismele alternative de soluționare a litigiilor disponibile în România, inclusiv prin intermediul ANPC și al platformei reclamatiisal.anpc.ro (SAL), conform informațiilor publicate de autoritățile competente.

20. Contact

Pentru întrebări privind acești Termeni, ne puteți contacta folosind datele de mai jos.