Politica de confidențialitate

1. Cine suntem

Operatorul de date pentru platforma facturi.cloud este S.C. ARISTARCH SOFTWARE S.R.L., cu sediul în București, Str. Cobadin nr. 7A, Sector 5, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J40/3259/2014, CUI RO32935238.

2. Scopul prelucrării

Prelucrăm date cu caracter personal pentru:

• crearea și administrarea contului de utilizator;
• furnizarea serviciilor de facturare și gestiune (emiterea documentelor, integrarea cu e-Factura ANAF, stocuri etc.);
• autentificare, prevenirea fraudei și securitatea contului (inclusiv verificarea numărului de telefon prin SMS);
• facturarea abonamentelor și gestiunea relației contractuale;
• asistență tehnică și comunicări operaționale (e-mail/SMS) privind serviciul;
• respectarea obligațiilor legale (fiscale, contabile, anti-fraudă);
• îmbunătățirea Platformei pe baza unor analize agregate și pseudonimizate;
• marketing direct privind serviciile noastre, doar cu consimțământul tău, oricând revocabil.

3. Ce date colectăm

3.1 Date de identificare cont

• nume și prenume reprezentant, e-mail, parolă (stocată hash-uită), număr de telefon;
• denumire firmă, CUI, nr. înregistrare la Registrul Comerțului, adresă sediu social, județ, localitate, țară;
• date contact firmă (telefon, e-mail).

3.2 Date generate de utilizarea Platformei

• documente emise (facturi, proforme, avize, chitanțe), evidențe stocuri/NIR, încasări;
• jurnale tehnice (audit log, login log, request log), adresa IP, user agent;
• jurnale ANAF (cereri/răspunsuri către SPV), tokens OAuth (criptate la rest unde aplicabil).

3.3 Date privind clienții finali (introduse de tine)

Atunci când introduci în Platformă datele clienților tăi (nume firmă, CUI, adresă, persoană de contact, e-mail etc.), tu ești operatorul acelor date, iar facturi.cloud acționează în calitate de persoană împuternicită. Detaliile sunt descrise în secțiunea GDPR – persoană împuternicită.

4. Temeiul legal al prelucrării

• Executarea contractului (art. 6(1)(b) GDPR) — pentru crearea contului și furnizarea serviciilor.
• Obligație legală (art. 6(1)(c)) — pentru facturare, raportări fiscale, păstrarea documentelor.
• Interes legitim (art. 6(1)(f)) — pentru securitate, prevenirea fraudei, jurnalizare tehnică, îmbunătățirea serviciilor.
• Consimțământ (art. 6(1)(a)) — pentru comunicări de marketing, analytics neesențiale, cookies opționale.

5. Cui transmitem datele

Datele sunt accesibile doar persoanelor și entităților strict necesare pentru funcționarea serviciilor:

• angajați și colaboratori autorizați ai Operatorului, ținuți de obligația de confidențialitate;
• furnizori de infrastructură cloud (servere, baze de date, stocare obiect) — strict pentru găzduirea Platformei;
• furnizori de servicii e-mail tranzacțional (SMTP / API), pentru notificări;
• furnizor SMS (4PAY / SmsBox.ro) pentru transmiterea codurilor OTP de verificare;
• ANAF — pentru transmiterea facturilor în sistemul național e-Factura, conform legii;
• autorități publice, doar la cererea legală expresă a acestora.

Nu vindem și nu închiriem date cu caracter personal către terți în scop comercial.

6. Transfer în afara UE/SEE

În principiu, datele sunt stocate și prelucrate în Uniunea Europeană. Dacă vreun furnizor implică transfer în afara UE/SEE, ne asigurăm că există garanții adecvate (clauze contractuale standard ale Comisiei Europene, certificări etc.).

7. Perioada de păstrare

• Date cont activ: pe toată durata existenței contului.
• Documente fiscale (facturi, NIR etc.): conform termenelor legale (uzual 10 ani, art. 25 Cod Fiscal / Legea 82/1991).
• Loguri tehnice: între 90 și 365 de zile, în funcție de tipul jurnalului (configurat din panou).
• Date de marketing: până la retragerea consimțământului sau dezabonare.
• După închiderea contului, datele care nu trebuie păstrate legal sunt șterse sau anonimizate într-un termen rezonabil.

8. Securitate

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice rezonabile pentru protejarea datelor:

• parolele utilizatorilor sunt stocate hash-uit (algoritmi moderni: bcrypt/argon2);
• conexiunile între browser și server folosesc TLS (HTTPS);
• jurnalizare audit pentru acțiuni sensibile (autentificare, modificări de date, acces SPV);
• politici de acces minim necesar (least privilege) pentru personalul intern;
• backup-uri periodice și planuri de continuitate;
• protecție împotriva atacurilor uzuale (CSRF, XSS, SQL injection, brute-force, rate limiting).

Cu toate acestea, niciun sistem informatic nu poate fi 100% sigur. Te rugăm să ne anunți imediat dacă observi activități suspecte în contul tău.

9. Drepturile tale conform GDPR

În calitate de persoană vizată, ai următoarele drepturi:

• Dreptul de acces — să afli ce date prelucrăm despre tine.
• Dreptul la rectificare — să corectezi date inexacte sau incomplete.
• Dreptul la ștergere („dreptul de a fi uitat") — în condițiile prevăzute de lege.
• Dreptul la restricționare — în anumite situații (ex: contești corectitudinea datelor).
• Dreptul la portabilitate — să primești datele într-un format structurat, comun, citibil automat.
• Dreptul la opoziție — față de prelucrările bazate pe interes legitim sau marketing direct.
• Dreptul de a nu fi supus deciziilor automate cu efecte semnificative asupra ta.
• Dreptul de a-ți retrage consimțământul oricând, pentru prelucrările bazate pe consimțământ.
• Dreptul de a depune plângere la ANSPDCP (Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal): www.dataprotection.ro.

Pentru exercitarea acestor drepturi ne poți contacta la contact@softok.ro. Vom răspunde în termen de cel mult 30 de zile.

10. Datele minorilor

Platforma se adresează exclusiv persoanelor cu vârsta de cel puțin 18 ani, având capacitatea de a încheia acte juridice. Nu colectăm intenționat date despre minori. Dacă observi o astfel de situație, te rugăm să ne anunți pentru a lua măsurile necesare.

11. Modificări ale politicii

Această politică poate fi actualizată periodic. Versiunea curentă are data afișată la începutul paginii. Pentru schimbări semnificative, te vom notifica prin e-mail sau printr-o notificare în aplicație.

12. Contact

Pentru orice solicitare legată de prelucrarea datelor cu caracter personal, ne poți contacta:

• E-mail: contact@softok.ro / office@softok.ro
• Telefon: 0747 700 900
• Poștă: Str. Theodor D. Speranția nr. 88A, Sector 3, București, cod poștal 030937